Saber como organizar fichas de pacientes odontológicos é crucial para tornar o atendimento mais eficiente e seguro, permitindo que o profissional tenha acesso às informações relevantes com facilidade.
Entre os dados que podem ser visualizados estão o histórico de doenças orais, procedimentos realizados anteriormente e outros detalhes relevantes coletados durante a anamnese.
Continue a leitura não só para conhecer estratégias sobre como ter esse documento organizado, além da estrutura básica das fichas e a importância de proteger os dados dos pacientes!
Importância da organização de fichas
A organização das fichas odontológicas é fundamental não apenas para a rápida obtenção das informações dos pacientes, mas também para permitir a consulta do histórico odontológico e médico de quem será atendido. Essa prática viabiliza a prestação de atendimento personalizado, levando em conta as particularidades e necessidades específicas de cada indivíduo.
Ter a ficha bem preenchida evita erros e omissões, garantindo a segurança do paciente ao impedir reações adversas e complicações.
Também vale citar que o documento facilita a continuidade do tratamento, já que é possível manter o acompanhamento claro e contínuo, o agendamento e o retorno de consultas, além do monitoramento dos resultados e avanços.
Estratégias de organização
Para que a documentação fique organizada, é importante realizar uma série de ações. Confira quatro dicas essenciais para aplicar no cotidiano do seu consultório odontológico!
1. Padronização
A padronização de um documento é essencial para proporcionar organização e clareza no entendimento e na interpretação das informações registradas. Além disso, é uma norma do Conselho Federal de Odontologia (CFO), conforme o capítulo 7 do Código de Ética.
Basicamente, em 1992, o órgão substituiu o termo ficha clínica odontológica por prontuário odontológico e, também, estabeleceu regras para a documentação. Por registrar a anamnese, o histórico e as necessidades de tratamento, ele pode servir para a identificação de ossadas e corpos carbonizados, além de ser um instrumento de defesa do dentista.
De acordo com o parecer nº 125/92, o tempo de guarda do prontuário odontológico deve ser de, pelo menos, dez anos após a última consulta do paciente. Se for menor de idade, contam-se dez anos assim que ele completar 18 anos.
O Código de Defesa do Consumidor (CDC) diz que o prazo de dez anos se inicia quando ficar evidenciado possível “defeito de serviço”. A prescrição é de cinco anos para reparação de danos, de acordo com artigo nº 27. Já o Código Civil dá o prazo de prescrição em 10 anos.
É por isso que os cirurgiões-dentistas devem ter tudo muito bem organizado e de forma padronizada.
O que deve constar na ficha odontológica?
O prontuário de dentista deve conter os seguintes dados, segundo o relatório do CFO:
- Identificação do profissional: nome, profissão e número de inscrição no Conselho Regional.
- Identificação do paciente: dados pessoais e registro da forma como chegou ao profissional.
- Anamnese: queixa principal, evolução da doença atual e histórico médico e odontológico.
- Exame clínico: anotações completas, precisas e por extenso dos sinais e sintomas extra ou intraorais, além do registro de intervenções com visualização do plano em odontograma.
- Plano de tratamento: possibilidades de procedimentos a serem realizados.
- Evolução e intercorrências do tratamento: relatório de tudo o que foi executado nas consultas.
Vale citar que é importante que o profissional relacione documentos entregues ao paciente em via dupla, sejam receitas, atestados e exames complementares, como radiografias.
2. Utilização de pastas ou softwares
Outra estratégia de como organizar fichas de pacientes odontológicos é a utilização de pastas físicas para agrupar informações e dados de forma segura e acessível. Assim, é importante que os documentos sejam guardados em armários seguros para garantir a preservação e a integridade.
Dado essa questão, nos últimos anos tem se tornado comum armazenar informações em softwares voltados para a área de saúde.
Aos consultórios que vão realizar a transição das fichas físicas para o digital, é importante fazer a digitalização de documentos a fim de manter todos os materiais organizados.
O uso do meio eletrônico permite eficiência no registro, organização e recuperação das informações dos pacientes, assim como melhora a precisão ao reduzir erros de dados ao escrever à mão. Além disso, permite a padronização por checklist para evitar a negligência de algum ponto.
Vale citar que uma das vantagens dos softwares é que eles também reduzem o espaço físico necessário para armazenamento. A segurança aprimorada dos dados é realizada via backup e existe a chamada criptografia dos dados, garantindo a privacidade dos pacientes.
Proteção de dados
A Lei nº 13.709/2018, também conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), regulamenta o tratamento das informações e garante ao cidadão a inviolabilidade dos direitos fundamentais de liberdade e privacidade.
Boa parte das regras implementadas pela Lei já era aplicada na odontologia, devido ao Código de Ética. Porém, existem detalhes específicos que reforçam a proteção de dados. Entre eles estão os seguintes direitos dos pacientes:
- Sigilo.
- Privacidade.
- Autonomia.
- Dignidade.
O CRO-DF possui um material detalhado sobre a relação dos dentistas com a Lei. De forma geral, é preciso ter ainda mais cuidado com o tratamento dos dados dos pacientes, além de obter a autorização expressa para fazer o recolhimento das informações. É importante, por exemplo, que haja restrição de acesso e que os dados não sejam disponibilizados a terceiros.
3. Rotina de atualizações
Estabeleça rotina para a atualização e verificação periódica dos prontuários para manter as informações do paciente atualizadas e atender às necessidades de maneira pontual. Isso inclui atualizações de dados pessoais, histórico médico e dental do paciente, exames, tratamentos e medicamentos utilizados.
4. Sistema de codificação
Aos consultórios que utilizam pasta odontológica para guardar os documentos, uma estratégia simples e clássica, mas bastante eficaz, é a organização em ordem alfabética, que permite encontrar a ficha de paciente rapidamente.
Além disso, é possível segmentar as letras por cores a fim de proporcionar uma rápida identificação dentro do armário organizador de prontuários.
Organizar as fichas dos pacientes é essencial para uma prática odontológica eficiente e de qualidade. A implementação garante segurança ao cirurgião-dentista e ao cliente, graças à boa execução do tratamento.
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Referências bibliográficas:
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Saraiva, AS. A importância do prontuário odontológico – com ênfase nos documentos digitais. Rev Bras Odontol. 2001; 68(2): 157-60. Disponível em: <https://revista.aborj.org.br/index.php/rbo/article/view/295>. Acesso: 07 dez. 2023.
